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数字档案馆的定位与发展

                 作者:薛四新 信息来源:中国档案学术网


    建设数字档案馆,必须理解其内涵,明确其定位,梳理其业务,研究其方法,正确处理数字档案馆与传统档案馆之间的互动与依赖关系,才能少走弯路,避免投资浪费,取得良好效果,保障其发展的持续性和有效性。 

    一、数字档案馆的目标定位 

    建设数字档案馆的最终目的是为现代档案管理工作提供科学有效解决方案。网络信息技术的飞速发展为数字信息的形成、传播、组织、存储、管理和利用提供了现代化的手段和方法。一方面,各行各业信息化及其快速发展已经形成了大量的电子记录,其网络存储占用空间正在成倍增长,其中具有凭证、参考和广泛利用价值的反映社会真实活动的数字化信息需要整理归档并作为档案实施长期永久保管并提供更广范围的信息利用;另一方面,借助于信息技术手段提高档案文献的社会服务效用,开展传统档案馆馆藏资源的开发也成为必需,馆藏档案数字化工作的大力开展也逐渐会形成越来越多的数字化档案信息。这些数字化档案信息是人类从事各项社会活动的真实记录,是社会发展过程中能增值、可再生的国家信息资源。 

    因此,充分利用现代高科技手段和方法,跟踪和记忆信息社会的发展历程,保障数字档案资源能够实施集中、统一、标准、规范的保存和管理,为档案工作者开展现代档案管理提供信息化手段和方法,为数字档案资源提供一个长期永久的保存基地,为档案工作者提供开展档案的接收、管理、利用、鉴定、编研、展示的信息服务平台应是数字档案馆建设的总体目标。使得现代档案工作者使用数字档案馆应能达到以下远景目标:  

    (1)拥有统一数字档案存储标准和管理规范,确保档案馆之间的信息能够交换与共享。通过不断地制定和完善用于分类、归档、整理、接收、保存、管理、利用和展示数字档案信息的标准体系与规章制度,实现对数字档案资源的规范化管理,制定长期永久保存的策略和计划,确保国家数字档案资源的集中控制和有效管理。 

    (2)保障历史记忆的真实、完整和有效性。通过持续研究和跟踪数字信息的长期保存技术、应用系统升迁特点,监控电子文件形成过程,接收应归档保存的各类电子文件及其元数据进馆,实现对任何形式的电子文件原始状态信息的真实保存。 

    (3)提供数字档案信息的交换与转换功能。通过信息交换和数据处理,一方面实现对新接收的各类档案的数据转换、数据迁移,达到集中统一保管的目的;另一方面实现与其他类型档案信息资源之间的信息交换与共享。 

    (4)维护信息系统的持续运行与升级扩展。管理一个一致的、通用的、可持续发展的档案信息管理与服务平台系统来支持数字档案资源的持续积累、有效管理和广泛利用。 

    (5)做好电子文件的前端控制。与电子文件形成者相互配合,从利于档案长期管理和方便利用的后保管需求出发,制定相关的政策、制度和技术条例来负责监督电子文件的产生、积累、整理、分类和归档移交等工作。 

    (6)确保档案信息利用的高效性。保障所有需要并符合条件的人在任何时间、任何地方都可以有机会使用最好的工具来找到与使用数字档案馆所保存的文件。 

    (7)保障档案数据的安全性。通过采取各种安全策略、方法和技术,保障数字档案资源在接收、存储、处理和提供利用过程中不被篡改、不被偷窃、不感染计算机病毒,并能正确、有效地存取和访问。 

    (8)实现与传统档案馆间的互动与互补。传统档案馆的工作人员成为数字档案馆的最终用户,利用数字档案馆实现电子文件全生命周期的管理,将馆藏档案数字化加工后生成的数字档案资源纳入数字档案馆的全局管理范畴。 

    (9)拥有最新技术能力。跟踪和不断使用最新技术,开发和保持捕获、保存、描述、访问和适当处理任何数字档案资源的接收、管理和提供有效利用的技术能力。 

    (10)获得广泛的支持。通过听取档案馆的各类用户需求,满足各类档案管理用户的需求和寻求用户反馈,不断改进服务职能提高服务质量,使数字档案馆拥有广泛的支持;通过与科研机构及IT服务团队紧密合作,获得更广发信息技术领域专家和工程师的支持,保障数字档案馆在IT技术支持方面的最新拓展和持续发展。 

    二、数字档案馆功能定位 

    数字档案馆与传统档案馆分别以数字、纸质形式记载信息社会的发展历史,二者之间紧密关联,既相对独立,又互相依赖,不能完全分离;数字档案馆离开传统档案馆,就成为无源之水、空中楼阁;传统档案馆离开数字档案馆,其现代档案管理的业务工作也会陷入困境。《中华人民共和国档案法》规定:档案馆是永久保管档案并向社会提供服务的、单独设置的、集中管理档案的文化事业机构,档案馆负责收集、整理、接收、保管和提供档案利用。依据档案馆的基本功能,可定位数字档案馆的功能为: 

    (1)数字档案馆是网络信息社会的数字记忆馆。它是信息社会中人类在各个领域从事各项活动的历史见证,通过收集、接收、整理、整合与编研等工作不断丰富馆藏数字化资源,为社会积累越来越多的财富。 

    (2)数字档案馆是数字化档案资源的终极保管基地。它能够为数字化档案资源提供集中、统一、长期保存的网络空间,通过实施各种安全措施保障数字化档案的真实、完整与有效可用,维护历史记录的原始性。 

    (3)数字档案馆是一组标准规范的集合体。它将来自各行各业、各种信息化业务系统中的、以各种类型格式保存的电子记录,能够转换成统一标准的数字化档案文件格式进行组织、存储和管理,并提供统一的、规范的访问机制。 

    (4)数字档案馆是一个集成化的档案业务运行平台。它通过网络为档案工作者提供数字化档案资源的收集、鉴定、接收、整理、分类、存储、交换、传递、发布、检索、查询、统计、打印等各种业务操作。 

    (5)数字档案馆是档案事业服务于社会的信息门户网站。它为国家、政府、机构和个人提供开放档案的即时查询、检索与浏览,提供受控档案的限制利用服务,提供主题档案的集成化共享和系统化展示服务等功能。 

    (6)数字档案馆是展示历史、传承文化及开展宣传教育的数字信息服务基地。它通过网络为史学家和各种研究人员提供开展史料编纂、文献整理与档案编研等的各项服务,将开放档案及各类编纂成果展示于社会,服务于人类。 

    (7)数字档案馆是一个持续运行和动态扩展的组织。它提供对软硬件基础支撑平台的不断扩展、对标准规范的不断扩充,对业务平台的不断升级,对运行维护的不断发展,对信息技术的持续跟踪,对数字化档案资源的真实、完整与有效提供安全保障等的各种能力。 

    (8)数字档案馆是传统档案馆在数字时代的孪生姊妹。双方通过“双轨制”并行运作,共同记载信息社会的发展足迹,共同传承人类社会的文明历史。  

    三、数字档案馆的建设与发展 

    数字档案馆是网络信息社会和知识经济时代记忆和传承人类文明的网络载体,它的建设思路与管理方法、运行模式和服务机制应有别于传统档案馆。建设数字档案馆应立足于系统工程、信息工程和档案管理学基础理论,结合档案信息化建设的工程实践,遵循战略观、信息论、整合观、集成论等现代管理思想和实践应用方法,立足国家档案资源全局管理的“顶”层需求和战略部署,对全国数字档案馆的管理体制、功能模型、数据结构、组织变革、标准规范和运行模式等进行统筹规划,确立数字档案馆建设的国家战略和顶层框架,以指导各省市数字档案馆的规划与实施,打破当前自下而上的基层推动模式,树立整体观念和全局意识,坚持节约型社会建设与发展的基本原则,以低成本、高效率、共建共享的组合模式保障数字化档案信息的安全与信息系统的高可用性,实现信息技术与档案业务的紧密结合与互动发展,确保数字资源存储系统的部署更能够符合档案信息长期保存和广泛利用的需要,保障信息技术更有效地为档案工作服务,推动档案事业持续发展。 

    (1)共同建设、共享使用是数字档案馆建设的科学、高效模式。数字档案馆建设是一项复杂的、长期的系统工程,不可能一蹴而就,仅仅依靠档案机构工作人员的努力是很不够的,更需要依靠掌握技术、精通业务、综合素质高、管理能力强、业务水平高的复合型人才和多方面的社会力量来共同参与。共性是共建的前提,共建是共享的基础。档案业务的规范性及其工作流程的确定性决定了电子文件归档、馆藏档案数字化、档案信息服务、开放档案信息发布、数字档案信息的整合、集成与共享等信息系统的建设是能够基于一个通用的软件基础架构和服务平台来实现,即使不同档案门类的信息标引、著录项、数字化存储格式等有所差别,也能够实现集成化的统一管理。各级各类档案馆及各门类档案业务工作的这一共性特点决定了数字档案馆基础结构的通用性,这为在档案机构内部开展数字档案馆应用系统的协同共建提供了良好的依据。当然,多机构共同建设数字档案馆,需要在国家档案局的统一领导、监督管理和科学指导下,首先应大力开展各门类数字化档案的存储格式、存储标准、访问模式、管理规范等的信息存取标准体系的建设,作为开展数字档案馆工程的指导性文件,以保障建设过程中有章可循;其次应基于IT服务管理理念,制定以服务为导向的开放式数字档案馆的基础设施和应用系统的框架体系,以保障数字档案馆软硬件系统的整体集成性和动态扩展性,以及组成数字档案馆的各类IT资源能够得到更广范围的共享使用。 

    依据共建共享的总体原则建设数字档案馆,应在国家档案局的统一领导和组织管理下,采取顶层规划、标准先行、分工协作、分步实施的指导思想。①制定标准,并随着系统的建设逐渐扩展和完善。包括数字化档案信息的接收、存储、管理、提供利用、IT资源选购、搭建、运行维护以及数据封装、数据组织、数据存储、数据访问相关的技术标准和管理规范,形成支撑数字档案馆集成运行的基础体系结构,确保数字化档案资源的统一格式存储与访问;②建立同构平台,强化应用软件的通用性。应用软件系统的建设可以考虑以省/直辖市为单位进行立项,集中各地区的现有的软硬件资源及人才优势,针对现代档案管理业务中的电子文件归档、馆藏数字化、档案资源综合管理、开放档案的信息服务、档案编研成果上网公布、展示等业务主线,分别开展适合于各业务环节的各类信息资源管理分/子信息系统的规划与设计、研发与实现、应用与实施,做到各类分/子系统的一次开发,多地区共享使用,从而大大提高数字档案馆系统建设效率、缩短研发周期的同时,提高国家信息资源的共享程度。 

    (2)强化IT集约化服务是数字档案馆持续发展的重要保障。IT集约化服务是IT服务管理的最新理念,是节约型社会信息化系统建设与应用拓展的主流服务趋势。它通过IT资源的集中建设、IT服务质量的高效加强、IT技术含量的累积增长以及IT基础设施的滚动建设与升级扩展等机制,来提高信息化建设与应用实施的投资回报率和持续发展效应,以适应和谐型、节约型、发展型、信息资源广泛利用型信息社会的发展特点。如果能够基于IT服务管理理念实施数字档案馆的IT资源集约化共建与共享,不仅能够缓解档案信息化建设中因技术人员与业务工作者认识不统一而产生的各种制约数字档案馆持续建设与滚动发展的矛盾,而且还能够保障数字档案馆各类基础设施和应用系统的高效率,甚至可以通过以低收入的IT资源应用服务方式确保数字档案馆的滚动建设和持续发展。 

    数字档案馆的建设、应用与维护等工作与信息技术的发展及信息化专业人才有着密切的关系,这就决定了数字档案馆的运营模式将有别于传统实体档案馆,经营管理数字档案馆的工作团队也需要拥有档案业务和信息技术双重背景知识。以国家档案资源战略发展角度来看,迫切需要研究一套适合于数字档案馆运营发展的新模式,特别是应遵循我国节约、和谐、共建、共享的科学发展观,打破以往的围绕单个实体档案馆而开展的孤岛建设模式。这里作者试图探讨一种IT资源集中控制、IT服务统筹管理的数字档案馆运行机制和管理模式,通过建立国家级、省市级的梯队式的数字档案馆IT服务中心,为全国的档案工作提供开展现代档案管理业务的网络化档案信息管理与服务平台,为国家档案资源的统筹管理和长期保存提供信息技术方面的专业化服务。 

    IT集约化服务型数字档案馆的运营模型 

   

 
    从图中可以看出,IT集约化服务型数字档案馆将数字档案馆建设、使用和发展过程中与信息技术相关的软硬件基础设施的架构、应用软件的研发、信息系统的实施、数字档案馆的运行维护、滚动发展以及数字档案资源管理等技术性较强的工作从传统档案馆中剥离出来,将数字化档案信息的安全保障、永久保存、集成共享、传递处理、网络访问、完整有效等众多技术性工作实行集中控制和统筹管理,建立以精通信息技术、跟踪档案业务及信息技术发展的,并能够将档案工作与信息技术融会贯通使用的档案工作者团队,面向现代档案管理业务提供专业化的IT集成服务。 

    1.规划服务:从国家信息化、各行各业信息化及和档案信息化发展全局角度,对数字档案馆的建设实施总体规划,基于顶层设计方法从档案业务和信息技术综合应用方面策划数字档案馆的建设、运行与发展战略,全面指导数字档案馆服务平台系统的建设与实现。 

    2.业务服务:从档案信息资源的收集、管理、开发、利用等基本业务需求出发,研究现代档案工作的业务模型,梳理现代档案管理的业务流程,为各档案馆采用信息化手段开展档案业务工作提供业务咨询和流程梳理服务,这是各传统档案馆利用服务型数字档案馆平台建立数字档案馆系统的前提性和基础性工作之一。 

    3.研发服务:从数字档案馆的软硬件基础支撑平台、档案信息化应用系统的设计、开发等角度开展信息化应用系统的研究、开发与实现,将各种与档案信息化相关的科研成果进行产品化,提供档案应用系统的产品化服务。 

    4.实施服务:从各档案馆的个性化业务需求出发,分析其信息化建设的总体需求,针对其业务工作的当前与未来发展状况,制定实施计划,为各个档案馆开展数字化建设和信息化应用提供服务。 

    5.资源服务:从数字档案信息的收集、整理、整合、共享、开发和信息发布等角度,按照数字档案馆确定的信息资源存储与管理的标准规范,开展数字档案资源的迁移、转换、组织、存储、访问等各项服务。 

    6.系统服务:从数字档案馆的软硬件基础平台系统、档案软件系统的的运行维护角度,提供信息系统的各种安装、调试、升级、维护、管理等服务,确保数字档案馆技术平台稳定运行和持续发展。  

    7.网络服务:从网络基础设备的部署到网络设备、网络安全等方面提供各种保障服务,确保数字档案馆网络环境的稳定,网络访问的畅通与安全。 

    8.运营服务:从数字档案馆的经营、发展角度,研究数字档案馆持续发展的运行机制和服务模式,为数字档案馆的稳定发展提供服务。 

     以服务为导向建设数字档案馆的宗旨是:以低成本、高效率、共建共享的组合模式保证数字档案信息的安全与信息系统的高可用性,实现信息技术与档案业务的紧密结合与互动发展,确保数字资源存储系统的部署更能符合档案信息长期保存和广泛利用的需要,保障信息技术更有效地为档案业务服务。为保障数字档案馆的长期可持续发展,可考虑以应用服务提供商(ASP)的方式的来经营和运作数字档案馆,传统档案馆以较低的费用租赁并共享数字档案馆的IT资源,包括网络设施、服务器、存储空间、应用软件等支撑数字档案馆集成运行的各类IT资源,通过数字档案馆的网络化综合服务平台完成对档案的收、管、用、数、研、展等业务工作,将需要永久保存的数字化档案资源统一保存于数字档案馆,而纸质档案仍然保存于传统的档案馆中,延续传统档案馆的业务工作体系。 
(2009年海峡两岸档案暨缩微学术交流会议材料)


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